Kinh nghiệm đi hội chợ SIAL lần đầu không chỉ dừng lại ở việc tham quan gian hàng mà còn liên quan đến cách chuẩn bị, tìm nhà cung cấp F&B và xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả. Với quy mô lớn và nhiều nhóm ngành hàng, người tham gia cần xác định rõ mục tiêu, biết cách lọc đối tác và tối ưu thời gian để chuyến đi mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp.
Với vai trò là đơn vị lữ hành chuyên tổ chức các chuyến công tác và hội chợ quốc tế, Vietpower Travel hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị đến triển khai hành trình. Nhờ đó, khách hàng có thể tập trung vào việc kết nối đối tác, tìm nguồn hàng và mở rộng chuỗi cung ứng mà không bị phân tán bởi các vấn đề hậu cần.
Khâu chuẩn bị ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của cả chuyến đi. Với người đi lần đầu, điều cần làm không chỉ là có đủ giấy tờ, mà còn phải sắp xếp sẵn lịch trình, công cụ làm việc và cách ghi nhận thông tin để khi vào hội chợ có thể làm việc ngay, không bị cuống.
Việc đầu tiên là kiểm tra hộ chiếu. Hộ chiếu nên còn hạn đủ dài để tránh ảnh hưởng đến quá trình xin visa và nhập cảnh. Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, bạn nên xử lý trước, rồi mới làm các bước tiếp theo.
Sau đó là visa Trung Quốc. Phần này nên làm sớm, tốt nhất trước ngày đi vài tuần, vì càng gần thời điểm hội chợ thì hồ sơ càng dễ dồn. Nếu chuyến đi mang tính công tác, bạn cũng nên chuẩn bị trước thư mời hoặc các giấy tờ liên quan nếu phía xin visa yêu cầu.
Thẻ tham dự hội chợ cũng nên đăng ký online trước. Cách này giúp bạn đỡ mất thời gian xếp hàng tại cổng vào. Sau khi đăng ký xong, nên lưu sẵn email xác nhận, file PDF hoặc mã QR trong điện thoại để khi đến nơi có thể xuất trình ngay.
Vé máy bay và khách sạn nên đặt ngay khi bạn đã chốt lịch đi. Trong mùa hội chợ, giá thường tăng nhanh, nhất là ở những khách sạn gần khu triển lãm. Nếu để sát ngày mới đặt, bạn vừa tốn chi phí hơn, vừa ít lựa chọn hơn.
Khi chọn khách sạn, nên ưu tiên nơi gần khu triển lãm hoặc gần metro để việc đi lại mỗi ngày gọn hơn. Với người đi công tác, vị trí thuận tiện thường có giá trị hơn việc tiết kiệm một khoản nhỏ nhưng phải di chuyển quá xa. Nếu đi theo nhóm, nên chọn khách sạn đủ thuận tiện để cả đoàn dễ đi cùng nhau và có thể trao đổi công việc nhanh vào cuối ngày.
Bạn nên chuẩn bị theo hướng phục vụ trực tiếp cho việc gặp đối tác.
Card visit song ngữ là thứ nên có sẵn vì đây là cách trao đổi thông tin nhanh và chuyên nghiệp nhất tại hội chợ.
Bên cạnh đó, hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp, catalogue hoặc profile sản phẩm cũng rất cần nếu bạn muốn giới thiệu rõ hơn về công ty và nhu cầu hợp tác.
Ngoài tài liệu, bạn cũng nên chuẩn bị một cách ghi chú thật tiện. Có thể là sổ tay, file note trên điện thoại hoặc bảng tổng hợp trong máy tính bảng. Sau mỗi cuộc gặp, nên ghi lại ngay vài ý chính như tên công ty, mặt hàng, giá sơ bộ, điểm mạnh và điều cần hỏi lại.
Những vật dụng nhỏ như bút, sạc dự phòng và điện thoại còn đủ dung lượng cũng rất cần, vì bạn sẽ phải chụp tài liệu, lưu danh thiếp, quét mã QR và liên lạc liên tục.
Trước ngày khởi hành, bạn nên cài sẵn các ứng dụng phục vụ cho cả liên lạc lẫn di chuyển. WeChat gần như là công cụ cần có, vì nhiều đối tác tại Trung Quốc thích trao đổi qua ứng dụng này hơn email. Nếu chưa có tài khoản, bạn nên tạo và kiểm tra trước ở Việt Nam để tránh lúng túng khi đang làm việc.
Đây là lựa chọn nhiều người phân vân khi đi hội chợ lần đầu. Nếu muốn chủ động toàn bộ lịch trình, tự túc sẽ phù hợp hơn. Nếu muốn nhẹ phần hậu cần để tập trung vào công việc, đi theo tour sẽ thuận tiện hơn.
Đi tự túc phù hợp với người đã có kinh nghiệm đi công tác nước ngoài hoặc quen làm việc tại Trung Quốc. Ưu điểm lớn nhất là linh hoạt: bạn có thể tự chọn chuyến bay, khách sạn, tự sắp xếp lịch gặp đối tác và dễ kết hợp thêm các hoạt động như khảo sát thị trường hoặc đi thăm nhà máy.
Hình thức này đòi hỏi bạn phải tự lo gần như toàn bộ các khâu, từ visa, vé máy bay, khách sạn đến di chuyển tại chỗ. Nếu chưa quen đi Trung Quốc, bạn cũng có thể gặp khó khăn về ngôn ngữ, ứng dụng thanh toán và cách sắp xếp lịch làm việc trong thời gian ngắn.
Đi theo tour phù hợp với người đi hội chợ lần đầu, nhóm doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian chuẩn bị hoặc cần hỗ trợ ở phần visa, khách sạn, xe đưa đón và phiên dịch. Cách này giúp người tham gia tập trung hơn vào việc gặp nhà cung cấp và làm việc tại hội chợ.
Điểm hạn chế của tour là lịch trình thường ít linh hoạt hơn. Nếu bạn có nhiều lịch hẹn riêng hoặc muốn thay đổi kế hoạch liên tục trong ngày, đi theo đoàn có thể không thuận tiện bằng đi tự túc.
Có, nếu bạn đi SIAL lần đầu hoặc cần làm việc sâu với nhà cung cấp thì nên có phiên dịch. Dù là hội chợ quốc tế, nhiều đối tác tại Trung Quốc vẫn trao đổi thuận hơn bằng tiếng Trung, nhất là khi nói về giá, công suất, quy trình và điều kiện hợp tác.
Nếu bạn chỉ hỏi thông tin cơ bản, lấy catalogue hoặc khảo sát nhanh nhiều gian hàng, tiếng Anh thường vẫn đủ dùng. Nhưng nếu cần đàm phán, hỏi kỹ về kỹ thuật hoặc đánh giá nhà cung cấp để làm việc lâu dài, phiên dịch viên sẽ giúp buổi trao đổi rõ ràng và tiết kiệm thời gian hơn.
App dịch chỉ phù hợp với các tình huống đơn giản. Còn khi làm việc trong ngành F&B, phiên dịch viên hiểu đúng thuật ngữ sản phẩm và cách diễn đạt trong thương mại vẫn hiệu quả hơn nhiều. Nếu đi theo tour, phần phiên dịch thường đã được hỗ trợ sẵn, nên sẽ thuận tiện hơn cho người đi lần đầu và giúp cả đoàn làm việc trôi chảy hơn.
Người đi lần đầu thường mất nhiều thời gian vì không chuẩn bị lịch trình từ trước. Nếu có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ đi đúng khu, gặp đúng đối tác và tận dụng thời gian tốt hơn tại SIAL THƯỢNG HẢI.
Hội chợ có nhiều khu ngành hàng khác nhau. Xem trước giúp bạn biết khu nào phù hợp với nhu cầu của mình, tránh đi vòng nhiều và giảm nguy cơ bỏ sót các gian hàng cần ưu tiên.
Bạn nên lọc gian hàng theo đúng mục tiêu của chuyến đi, chẳng hạn như nguyên liệu, thực phẩm đóng gói, đồ uống, máy móc hoặc bao bì. Sau đó, tiếp tục chia theo mục đích cụ thể như tìm hàng nhập, tìm đối tác xuất khẩu hoặc khảo sát xu hướng thị trường.
Có, nếu bạn đã có danh sách đối tác mục tiêu. Đặt hẹn trước giúp tiết kiệm thời gian và tăng khả năng gặp đúng người phụ trách, thay vì chỉ trao đổi nhanh với nhân viên tại gian hàng.
Ngày đầu nên dành để đi tổng quan, lấy tài liệu và ghi nhận nhanh. Những ngày sau nên dùng để so sánh, sàng lọc và quay lại các gian hàng tiềm năng. Đến ngày cuối, bạn có thể tập trung đàm phán sâu hơn, xin mẫu hoặc báo giá.
Nếu đi nhóm, nên chia vai trò rõ ngay từ đầu. Một người ghi chú, một người hỏi sâu về sản phẩm, một người tập trung vào giá và điều kiện hợp tác. Cuối ngày nên tổng hợp lại thông tin để không bỏ sót lead quan trọng.
SIAL quy tụ rất nhiều nhà cung cấp, nhưng càng nhiều lựa chọn thì càng dễ mất thời gian nếu bạn không có cách tiếp cận rõ ràng. Với người đi lần đầu, mục tiêu không phải là ghé thật nhiều gian hàng, mà là gặp đúng doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu nhập khẩu, phân phối hoặc phát triển nguồn hàng.
Cách nhanh nhất là chuẩn bị trước khi vào hội chợ. Bạn nên xem trước danh sách exhibitors, lọc ra những doanh nghiệp thuộc đúng nhóm sản phẩm mình đang quan tâm và đánh dấu các gian hàng cần gặp trước. Làm như vậy sẽ giúp bạn tránh đi lan man giữa quá nhiều khu trưng bày.
Khi đến một gian hàng, bạn chưa cần hỏi quá sâu ngay. Trước hết, nên quan sát mức độ chuyên nghiệp của cách họ trưng bày và tiếp khách. Một gian hàng được chuẩn bị rõ ràng, nhân viên trả lời mạch lạc và tài liệu giới thiệu đầy đủ thường cho thấy doanh nghiệp làm việc bài bản hơn.
Bạn cũng nên để ý catalogue, bảng giới thiệu và chứng chỉ họ trưng bày có rõ ràng hay không. Ngoài ra, hãy xem họ đang tập trung mạnh vào một nhóm sản phẩm cụ thể hay trưng bày quá dàn trải. Doanh nghiệp chuyên sâu vào một nhóm hàng thường dễ tạo cảm giác rõ ràng hơn về năng lực cung ứng.
Điều dễ gặp nhất tại hội chợ là cuối ngày có quá nhiều danh thiếp nhưng lại nhớ không rõ từng đơn vị. Cách xử lý đơn giản là dùng một bảng chấm điểm hoặc mẫu ghi chú thống nhất cho tất cả các nhà cung cấp đã gặp.
Sau mỗi gian hàng, bạn nên chụp lại ảnh gian hàng kèm tên công ty, rồi ghi nhanh vài ý như điểm mạnh, điểm còn băn khoăn và mức độ phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Cuối ngày, hãy chia các đối tác thành ba nhóm: nên theo đuổi ngay, cần theo dõi thêm và chỉ khảo sát. Cách này giúp bạn nhìn lại dữ liệu dễ hơn và không bị rối khi số lượng đầu mối tăng lên.
Tìm được nhà cung cấp là bước đầu. Phần khó hơn là chọn đúng đối tác có thể hợp tác lâu dài. Với người đi lần đầu, đây là khâu cần nhìn kỹ hơn để tránh chọn nhầm doanh nghiệp trông ổn ở bề ngoài nhưng lại không phù hợp khi đi vào làm việc thực tế.
Nếu có thể, bạn nên kiểm tra giấy phép kinh doanh hoặc hỏi trực tiếp về nhà máy xích và công sản xuất. Những câu hỏi này giúp bạn biết đối tác là đơn vị sản xuất thật hay chủ yếu làm thương mại.
Thông thường, nhà máy sẽ chuyên sâu hơn ở một nhóm sản phẩm nhất định, trong khi công ty thương mại thường có danh mục rộng hơn. Điều này không có nghĩa công ty thương mại không tốt, nhưng bạn cần hiểu rõ mình đang làm việc với mô hình nào để đánh giá đúng về giá, năng lực cung ứng và mức độ chủ động trong sản xuất.
Một nhà cung cấp đáng tin thường trả lời rõ ràng và nhất quán. Họ có thông tin doanh nghiệp minh bạch, sẵn sàng chia sẻ hồ sơ cơ bản, mẫu sản phẩm, quy trình làm việc hoặc điều kiện hợp tác. Nếu đã có kinh nghiệm xuất khẩu, họ cũng thường trao đổi tự tin hơn về đóng gói, chứng từ và thời gian giao hàng.
Một dấu hiệu tốt khác là sự chủ động sau buổi gặp. Nếu sau khi trao đổi họ sẵn sàng gửi thêm tài liệu, báo giá hoặc phản hồi đúng nội dung bạn hỏi, đó là điểm cộng khá lớn so với những đơn vị chỉ dừng ở mức giới thiệu sơ bộ.
Khi đặt nhiều nhà cung cấp cạnh nhau, bạn nên so sánh trên cùng một nhóm tiêu chí. Giá là một phần, nhưng không nên nhìn giá riêng lẻ. MOQ, chất lượng, bao bì, năng lực cung ứng, khả năng đáp ứng thị trường Việt Nam, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng đều cần đặt lên bàn cùng lúc.
Có những đối tác giá không thấp nhất nhưng lại phù hợp hơn vì làm việc rõ ràng, giao hàng ổn định và có thể hỗ trợ tốt hơn trong giai đoạn đầu. So sánh theo một khung chung sẽ giúp bạn chọn đúng đối tác hơn là chỉ nhìn vào báo giá ban đầu.
Kinh nghiệm đi hội chợ SIAL lần đầu nằm ở việc chuẩn bị đúng, tiếp cận đúng nhà cung cấp và có kế hoạch làm việc rõ ràng trong suốt thời gian tham gia. Khi nắm được các bước này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm được đối tác phù hợp và tối ưu hiệu quả tại SIAL Thượng Hải.
Nếu bạn đang lên kế hoạch tham gia hội chợ và cần một giải pháp trọn gói, hãy cân nhắc đồng hành cùng Vietpower Travel để chuyến đi được chuẩn bị bài bản và tiết kiệm thời gian. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và đặt tour tham gia SIAL Thượng Hải phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
